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远程会议软件有哪些功能

时间:2018-06-06 07:07 发布:http://www.zoomus.com.cn 点击量:687

 什么是远程会议,远程会议软件都有哪些功能呢?

网络视频会议系统已广泛应用在企业日常工作中,但仍有很多用户对远程会议软件有哪些功能,是否能够满足企业的会议需求等存有疑虑。我们将对远程会议软件的会议功能进行介绍,方便大家了解远程会议软件到底能干什么。我们可结合会议流程,按照会前安排、会中管理以及会后会议文件管理的顺序展开介绍。

 远程会议软件的实现形式包括了纯软件模式和“软件+硬件”结合的模式,但无论哪一种模式一般都是基于软件客户端(PC客户端/APP)进行会议设置和管理的,也就是说会议功能的实现操作都集成在产品客户端内,主流远程会议软件功能如下。

(一)会前安排

 会前安排包括会议预约和会议通知。软件会议管理系统可以实现与线下会议管理系统的后台相似的功能,用户可以通过客户端后台查看企业的网络会议安排,包括时间和人员安排,进而更好地协调会议时间。在确定会议之后,会议管理者可将包括会议主题、会议时间、参会人员等会议信息的通知以短信、邮件或APP站内通知的形式发送给参会人员。

(二)入会设置

 入会时间设置:入会时间设置包括固定时间入会和任意时间入会。前一种情况下管理员能够在固定的入会时间之后锁定会场,后来的人员无法再加入会议;后者则更加灵活。

 入会终端设置:入会终端包括了用户加入视频会议的终端硬件社保。虽然我们这里介绍的是远程会议软件,但大多数的远程会议软件能够支持传统硬件视频会议设备接入、电话会议设备接入以及网络终端设备接入。网络终端设备指网页接入、PC/移动客户端接入等。

 入会方式设置:入会方式是指参会人员加入会议的方式。企业内部会议可直接通过远程会议软件的客户端输入会议室编号或相应的会议名称直接加入;外部会议的参会人员可通过短信/邮件的链接直接加入。

(三)会中管理

 远程会议软件同样能够实现会议过程中的直接有效沟通、会议过程控制,同样可以有主持人把控会议进程。

 数据共享:数据共享是远程会议软件的重要功能,目前大多数的网络视频会议系统能够支持视频共享、文件共享、白板共享等数据共享功能,部分服务商还可以通过屏幕共享功能满足用户任何文件形式的共享。关于数据共享功能,用户需要关注系统能够支持共享的文件格式。

 画中画:画中画是指在一个会议系统中可以同时存在一个会场主画面和其他若干小的会议画面,用户可随着会议主题会议发言人等的不同,切换主画面和底部小画面。

 录像功能:参会人员或主持人在进入会议之前可以选择会议录像功能,对会议进行录像记录,会议视频能够以视频文件的形式保存在客户端中。

 其他设置:为保障会的有序性,会议主持人可通过点名功能记录到会人员、可对会议成员进行挂断、静音等操作,可以授权会议成员进行数据内容分享等。

(三)会议文件管理

 参会人员可在对应的会议文件夹中查看相应的会议文件内容,也可以将具体的会议文件通过微信或会议软件的企业文件夹进行分享,会议管理员能够对会议文件进行归档管理或删除。

小结

 随着网络会议管理系统产品的发展以及应用的普及,远程会议软件的会议功能越来越完善,从会前的会议安排,到入会设置、会议管理以及后期的会议文件共享都提供了明确的功能支持。企业在挑选具体的远程会议软件产品时可关注其在这些会议功能支持方面是否完善、是否简单易用、是否能够实现内部和外部的协作,硬件设备和软件的兼容支持等。

 一般建议企业在选择软件视频会议云视频会议的时候,提前做会议软件功能的测试,在满足功能的前期下,优先选体验最好的产品和服务。